新聞稿格式：欄位模板、圖片與送稿檢查

活動資料都整理好了，主管也看過內容，準備寄給媒體時，你才發現：日期要放哪裡？照片直接貼在 Word 裡就好嗎？聯絡人的手機會不會一起刊出？第一次處理新聞稿格式，常常卡在這些看似小、卻會影響交件的細節。

整理新聞稿格式，可以先準備標題、發稿日期、導言、內文與媒體聯絡窗口，再把圖片、圖說和其他附件分開整理。有指定表單或投稿規則時，則依收件單位的要求調整。以下提供可填寫的模板，讓你把手上的素材整理成一份能閱讀、能查詢，也能取用的稿件。

新聞稿格式先看收件規定，再套欄位

新聞稿格式，是一份新聞稿的資訊安排與交件方式：哪些資料放進正文、依什麼順序呈現，以及圖片和聯絡資料如何提供。這些安排的目的，是讓收件人快速看懂事情，並找到進一步採訪或編輯需要的材料。

例如，你要提供一場社區修繕工作坊的消息。稿件應該交代誰辦活動、何時在哪裡舉行，以及居民能參與什麼；照片則要另外說明畫面中的人正在做什麼。只交一張設計漂亮的活動海報，編輯仍得重新找出這些資訊。

先確認收件規定，才開始排版。中央社訊息平台的服務辦法就將純文字稿與圖片附件分開處理。這是該平台的投稿要求，不能推論成每一家媒體都只收純文字，也不能拿自己慣用的 Word 檔取代對方指定的格式。

如果你還不確定什麼消息值得整理成稿件，可以先讀新聞稿的用途與基本觀念。這篇則把重點放在素材已經備妥之後，如何完成欄位與檔案。

可直接填寫的新聞稿格式模板

下列新聞稿格式適合用來整理一般媒體送稿資料。你可以複製欄位、填入內容，再依收件要求刪除提示文字或移到對應表單。這是一份整理用模板；發稿時不必把「導言」「補充事實」等教學標籤原樣留在文章裡。

新聞稿格式中的標題與日期

標題要讓收件人知道事件的主體和動作；日期則幫助對方判斷這則消息的時間。整理新聞稿格式時，可以把發稿日期放在正文前，活動日期則在導言裡寫清楚，不要只在檔名留一組數字。

以虛構的「青禾社區協會」為例，「青禾社區協會開設修繕工作坊，居民可體驗小家電保養」就比「永續生活，攜手共好」更容易辨識內容。若活動尚未舉行，正文就用「將舉辦」並寫出實際日期；活動結束後發稿，才描述已完成的事。

導言與內文：把發生的事說完整

導言就是新聞稿正文的第一段，負責先交代最重要的事件資訊，讓收件人不必讀完整篇才知道發生什麼事。後續內文再補充原因、細節與背景。中央社訊息平台的寫作原則也採取先交代重點、再補述事件的安排。

延續前面的虛構例子，導言可寫：「青禾社區協會將於［日期］在［場地］舉辦修繕工作坊，由講師帶領居民認識小家電保養方式。活動對象為［參加對象］，參與方式為［報名辦法］。」填完後，再於內文補上課程安排及參加條件，讀者就不必從不同段落拼湊資訊。

新聞稿格式能幫你安排資訊的位置，但內容仍要有具體事實。若每個欄位都填了，讀起來卻只有「專業、創新、優質」，可以參考新聞稿寫作與範例，把抽象形容改成讀者能理解的事件與資料。

聯絡欄：讓記者知道可以找誰

媒體聯絡窗口是負責回答稿件問題、安排採訪或補交資料的人。這個角色可以是承辦人或公關窗口，重點是對方真的能處理這則消息。只留下總機而沒有分機或姓名，收到詢問時就容易多繞一圈。

例如，工作坊承辦人熟悉課程與場地，就能處理記者的活動詢問；講師的採訪時間，則由承辦人協助確認。聯絡欄可以寫「青禾社區協會／活動承辦［姓名］／［電話與分機］／［電子信箱］」，不用為了看起來正式，放入不負責此事的主管電話。

同時，要分清楚「讓收件人聯絡」與「公開給所有讀者」兩種用途。內部送件欄可以提供工作聯絡資料；是否放進公開正文，應與窗口及收件單位確認。填好新聞稿格式之後，仍要查看投稿表單是否另外設有不公開的承辦人欄位。

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把文字稿整理成容易取用的檔案

欄位填完後，新聞稿格式還有一個實際問題：對方能不能方便取用文字。收件人若要編輯或貼入後台，只有整頁截圖就不方便；若對方指定表單，把 Word 寄過去也未必完成送件。

沒有特別規定時，可以先準備文字可選取的工作檔，使用一致的字型、清楚的段落與必要小標。Word 方便修改，PDF 可供確認版面，純文字適合貼入郵件或平台欄位；實際交哪一種，仍依對方需求決定，不必把三種檔案全部寄出。

新聞稿格式不需要靠花俏排版證明專業。避免把每行都塞進文字方塊，也不要只用空格推齊文字。你可以先把全文複製到純文字編輯器看一次：標題與段落順序是否正常？是否混入頁首、頁尾或奇怪的斷行？確認後再輸出交件檔。

檔名可以採「日期＿單位＿事件＿版本」，例如「YYYYMMDD＿青禾協會＿修繕工作坊＿v01.docx」。這是便於辨識的命名建議；日期與版本請填實際值，並讓郵件中註明的版本與附件一致，避免寄出後才發現拿錯檔。

圖片、圖說與附件要一起交代

正文已經寫完整，照片卻找不到原始檔，仍會讓對方難以使用。整理新聞稿格式時，請把圖片當成獨立素材處理：保留原檔，依收件規格製作交件版本，並讓每張照片都有對應說明。

美和科技大學的新聞稿作業注意事項就提醒，圖片應另以檔案附上並增加說明，避免只貼在 Word 內。至於張數、尺寸和檔案大小，應看實際收件規定，不把某個學校或平台的要求套用到其他媒體。

圖說要能對回原始照片

圖說是跟照片一起提供的文字，交代畫面中的人物、行動與必要背景，並附上供圖來源。圖說的作用是讓編輯正確理解照片；「活動花絮」這類檔名，只能說明照片的大類，沒有交代畫面到底發生什麼。

例如，工作坊照片可以搭配：「照片 01｜［日期］於［場地］，講師［姓名］示範檢查小家電外觀，居民在旁觀察。圖片提供：青禾社區協會。」若要標出合照中的人物，則以畫面左至右等明確順序列出姓名與職稱，不讓編輯自己猜。

圖說裡的人名與職稱要和正文一致，也要和實際照片相符。提供照片前，先確認你有權提供給媒體使用，並說明必要的署名或使用限制；有攝影師署名需求時，也一起交代。只寫「網路圖片」或貼上來源網址，不能取代使用權限的確認。

附件清單要讓人找得到、開得了

附件清單可以放在郵件末端，列出文字稿、照片與補充資料的檔名及用途。照片檔名採「01＿修繕示範.jpg」，圖說也用「照片 01」開頭，就能讓人一眼對上，不必逐一猜測。

如果改用雲端資料夾交件，請依收件方需要設定檢視或下載權限，再用未登入的瀏覽器視窗測試連結。這個步驟是確認對方能否取得素材，不是只確認自己開得了。若資料只供特定窗口使用，就依約定限制存取，不必為了方便設成全面公開。

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寄出前，把新聞稿格式從頭檢查一次

檢查新聞稿格式時，可以模擬自己第一次收到這份資料。先不看郵件前後文，只打開稿件：你能不能知道誰發出消息、發生什麼事，以及有疑問時要找誰？接著再打開附件，確認每個檔案都能對回正文或清單。

• 標題、發稿日期、活動日期、人名與數字都已確認，稿件裡沒有未填的方括號提示。
• 文字能正常選取，段落清楚；貼入收件平台後，沒有遺漏或順序錯亂。
• 媒體聯絡窗口知悉本次發稿，電話、分機與電子信箱正確，也已確認資料是否公開。
• 照片能開啟、圖說能對上，供圖來源與使用限制已交代。
• 附件格式、數量與大小符合這次收件要求，雲端連結已測試。

郵件本身可以保持簡短，直接交代事件、稿件與附件。以下是延續虛構案例的送稿文字；寄出前請填完欄位，並依實際關係調整稱呼。

主旨：【新聞稿】青禾社區協會修繕工作坊｜［活動日期］

［收件人稱呼］您好：
提供青禾社區協會修繕工作坊的新聞稿，活動重點為［一句具體說明］。隨信附上文字稿、照片與對應圖說，供您參考。
如需補充資料或安排採訪，請聯絡［姓名、電話與電子信箱］。謝謝。

附件：
［文字稿檔名］
［照片檔名及圖說檔名，或已確認權限的資料夾連結］

這份文字用於提供新聞資料。如果目的是邀請媒體到場，還要明確補上採訪時間、地點、報到與聯絡方式，不能期待對方從一般稿件自行推測邀請安排。稿件是否採用，仍取決於收件媒體的判斷；格式完整只是讓資料更容易被處理。

結語：讓編輯拿到就能理解與使用

一份實用的新聞稿格式，應該讓事件、素材與聯絡方式各有清楚的位置。你可以先用模板把資訊補齊，再依收件規定整理文字稿、照片及附件；最後從收件人的角度打開一次，就比較容易發現漏填、錯檔或無法下載的問題。

而格式之外，稿件仍要有值得溝通的消息。回到公關與品牌關係的本質，發稿是與外界溝通的一個方法。先想清楚這則消息能提供什麼，再讓編輯方便使用，才是完成這份工作的重點。