Google Workspace Studio 是什麼？功能、應用與入門教學

活動報名表有人勾了「需要團體報價」，業務卻等到隔天下午才知道。報名資料早已收到，只是負責收表的人還沒打開試算表。這種工作能不能交給 Google Workspace Studio，讓客戶一送出表單，業務就收到詢價通知？

Google Workspace Studio 是 Google 提供的工作流程自動化工具。你可以設定「收到新回覆時，把需要報價的案件通知業務」，讓原本靠人記得去做的交接，自動在指定事件發生時啟動。接下來我會用報名、交稿和收信三種工作，帶你判斷哪一段可以自動跑、哪一段值得交給 AI，以及哪些決定要留給人。

Google Workspace Studio 是什麼？工作流程如何串起不同工具？

把平常的工作寫成一連串可以反覆執行的步驟，就是 Google Workspace Studio 裡的「流程」（flow）。每個流程都要選一個啟動條件（Starter），例如有人送出指定表單；接下來才是流程要執行的動作（Step），例如在業務追蹤表新增一列。

假設活動組想另外記錄需要報價的團體，可以指定報名表為起點，加一個 Check if 條件。當「需要團體報價」的回答是「是」，才把團體名稱、聯絡方式寫入業務使用的 Google 試算表，再通知業務。假設十筆報名裡只有兩筆勾選需要報價，業務的表裡就只會新增這兩筆。

Google Workspace Studio 怎麼知道這次報名的是哪個團體？設定新增資料列時，在對應欄位選前一步取得的表單答案。這個位置叫「變數」（variable），每次執行都會帶入當次的值。如果你直接打上「團體名稱」四個字，試算表每一列就都會顯示「團體名稱」。下面這張圖用報名者姓名和場次，示範同一個帶入資料的方法。Google 的變數用法與範例。

Google Workspace Studio 可以做哪些工作？三種辦公室應用

挑第一個流程時，我會先看同事平常在等什麼。業務在等需要聯絡的名單，設計主管在等可以審的稿，專案經理則想早上一次掌握昨晚的來信。三個人都需要消息，啟動的時間和收到的東西卻不同。

表單分流：把有報價需求的人交給業務

沿用活動報名的例子，一張 Google 表單就可以同時服務活動組和業務。活動組保留全部報名紀錄，Google Workspace Studio 只把勾選團體報價的人整理成業務待辦名單。通知內放團體名稱和追蹤表連結，聯絡電話留在業務有權限開啟的表裡。

如果活動組只需要一份完整報名名單，用表單本身連結試算表就足夠了。多了「挑出其中一種需求、送到另一組人手上」這個交接，才值得另外維護流程。Google 表單的回覆儲存設定。

檔案交接：讓審稿的人知道哪份檔案已到

設計師把海報放進 Drive 的「待審稿」資料夾後，可以由 Google Workspace Studio 監看這個資料夾，遇到新增項目便在專案的 Google Chat 空間貼出檔名和連結。主管從訊息打開稿件就能開始審，設計師也少了一次複製連結、貼到群組的工作。

如果設計師只是修改資料夾裡原有的檔案，這個流程就不會啟動。團隊可以約定把送審版本放進指定資料夾，或在確實需要追蹤修改時改用檔案編輯事件。把事件選對，主管收到的才是有用的通知。Google 所列的 Drive 啟動條件與 Chat 動作。

定時彙整：早會前才看一份未讀信摘要

專案經理想知道昨晚有誰改交期、誰等著回覆，但每來一封信就跳一次通知，反而打斷工作。這時可以讓 Google Workspace Studio 平日早上定時啟動，請 Gemini 整理指定期間的重要未讀信，再把摘要送到自己的 Chat 私訊。遇到不能等到隔天的客戶，則可另用指定寄件者來信事件，當下就通知。

這個差異也適用於沒有收信的工作。專案經理若只在每次開會前需要簡報連結，可以選 Calendar 會議開始前 15 分鐘啟動，再私訊自己；若採購每次把試算表的「狀態」改成「待驗收」就要通知倉管，則監看 Sheets 的狀態欄、檢查新值，再通知倉管。選事件還是排程，要看收到的人當下能做什麼。

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哪些步驟照規則做，哪些交給 Gemini？

值得交給 Google Workspace Studio 的工作，通常會重複發生，而且團隊已經說得清楚什麼時候開始、要把什麼交給誰。若只需整理一次訪談紀錄，直接請 Gemini 整理就能交件。若每週都要重做同樣的整理和通知，花時間建立流程才有意義。

一個流程可以完全依規則執行。報名表若有「是／否」選項，條件符合就寫入試算表，已經足以完成分流。這時再請 AI 讀一次答案，只會讓原本可以逐欄核對的結果變得難以追查。

換成開放式留言，問題就不一樣了。有人寫「我們有 20 位同事想一起上課，能另外寄費用給我嗎？」這句話沒有「報價」兩字，卻有明確的詢價需求。

你可以讓 Gemini 的 Decide 步驟讀取留言，判斷對方是否詢問團體費用，把「是／否」結果交給後面的條件步驟。若業務要先快速瀏覽需求，則可請 Gemini 摘要，連同原文一起交付。

讀懂需求和決定報價，是兩份不同的工作。「20 人能不能打八折」牽涉公司的價格與交付能力，適合讓流程留下原文、準備回覆草稿，交由有權決定折扣的人核價後寄出。

你也可以拿一筆明確詢價、一筆只是詢問開課日期的留言試跑，看看 AI 把哪些案件送進業務名單。要理解它為何可能誤讀，可參考大型語言模型的運作與限制。

如何建立 Google Workspace Studio 流程？從範本到自己設計

用電腦登入自己的工作帳戶，打開 Google Workspace Studio。如果剛才的例子和你的工作相近，可以先去 Discover 看範本；若你的表單、欄位和分流條件都已經確定，從空白流程開始更直接。

從想收到的結果挑範本

Google Workspace Studio 的 Discover 可以依目標篩選。想在開工前看重點，選「每日未讀信摘要」；需要追蹤來信裡請你處理的事，選「為有待辦事項的郵件加上標籤」，之後回 Gmail 看待辦；若要在會後把待辦整理成郵件，則可從「會後寄送摘要與待辦事項」開始。

打開範本後，先看最後一步交付給誰、送出的是什麼，再回頭調整啟動時間或來源。Google 展示的範本與用途。

自建 Google Workspace Studio 流程：新稿上傳就通知審稿人

設計師和主管之間的交接，只要用到 Drive 和 Chat。用工作帳戶準備一個測試資料夾和只有參與測試的人看得到的 Chat 空間，就能照著做一次。

1. 在 Google Workspace Studio 按 New flow，在 Starter 選 When an item is added to a folder，指定剛準備的 Drive 資料夾。
2. 按 Choose a step，選 Chat 的 Post in a space，指定測試空間。在訊息欄輸入「有新稿待審」，用 + Variables 插入上一步的檔名與檔案連結。
3. 按 Turn on 啟用這個測試流程，放一份測試稿進資料夾，再請審稿人到 Chat 點開收到的連結。收得到訊息、也開得了那份稿件，才把流程改接正式資料夾和空間，按 Save changes 套用。

如果主管自己建立流程，且只有他要審稿，也可以把最後一步改成在自己的 Google Tasks 建立審閱待辦；需要全組知道進度時，才選空間通知。Google 從空白建立流程的步驟。

你也可以用一句話請 Gemini 先排出流程。以剛才的交稿需求為例，可以輸入「When a file is added to the review folder, post its link in the design review space.」產生後親自選好目標資料夾與空間。想練習把條件和結果寫清楚，可參考提示詞的寫法與範例。Google 的 AI 建立流程說明。

動手做一次：把昨天的未讀信摘要私訊給自己

如果你平常也用 Gmail，可以用 Google Workspace Studio 把摘要私訊給自己。在 Discover 打開 Get a daily summary of unread emails 範本，依序設定以下三步。

1. On a schedule 設定平日早上想收到摘要的時間和時區。
2. Recap unread emails 選取 Yesterday（昨天）。週一執行時，昨天指週日；想回顧上週五的信，就要調整涵蓋期間。
3. Notify me in Chat 會私訊自己。在 Message 欄位保留來自第二步的藍色摘要變數，才能把這次產生的內容放進訊息。

點 Test run → Start 會真的讀信、真的送訊息。看到 Run Completed 後，到 Chat 打開通知，挑一筆交期對照 Gmail 原信。收到的內容和時間範圍都合用，再按 Turn on 啟用排程。Google 完整入門示範。

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團隊導入 Google Workspace Studio 前，要確認哪些權限？

個人試跑成功後，接著要問的是「改用同事的帳戶，還能讀到同一個資料夾、把結果送對人嗎？」團隊導入牽涉三件事：誰能建立流程、哪些人看得到輸出，以及哪個動作會停下來等核准。

帳戶能進 Studio，還要有各個應用程式的權限

依 Google 截至 2026 年 11 月 5 日的說明，Google Workspace Studio 支援 Business Starter、Standard、Plus，Enterprise Standard、Plus，以及符合資格的教育版和教育加購方案。公司或學校管理員要為帳戶啟用 Gemini，也能個別管控啟動條件和動作。

個人帳戶須取得 Google Workspace Experiments 資格；學校帳戶的使用者若未滿 18 歲，就不能使用 AI 功能，打開別人分享的流程時，當中的 AI 步驟也會被移除。Google 的帳戶與服務資格說明。

如果同事看得到 Google Workspace Studio，卻找不到你的郵件範本，先查他的帳戶是否開啟 Gmail，再看 Gmail「設定 → 查看所有設定 → 一般」裡的 Workspace 智慧功能。

團隊分享流程時，組織內的同事透過連結建立自己的副本，原作者保有自己的流程與執行紀錄。複製的設定會保留原先填寫的檔案、文字與電子郵件地址。交接時用接手者的帳戶打開指定資料夾，核對 Chat 目的地，再用他的副本試跑。Google 的流程分享與副本說明。

接外部工具前，先看送出哪些欄位、由誰批准

Google Workspace Studio 可以透過第三方整合把工作交給 Slack、Jira 等服務。假設客服希望在 Jira 建立問題單，傳「問題類型、描述」就夠了，把整封來信當成變數傳過去，就可能連同客戶的電話、簽名檔一起送出。選哪個變數，等於決定第三方會收到哪些資料。

依 Google 的第三方整合公告，這類整合為 Beta，管理員須先開放。

管理員還能設定哪些動作要由使用者核准；流程遇到受管制的步驟會暫停，你可從 Chat 或 Studio 檢視並核准或拒絕。這項核准處理的是「是否允許這次傳送」。至於客戶能拿多少折扣，仍由公司負責核價的人決定。Google 第三方整合公告、流程動作核准說明。

流程沒跑，怎麼看 Google Workspace Studio 的執行紀錄？

在 Google Workspace Studio 的 Activity 找出出問題的那一次。若交稿當時沒有執行紀錄，先看流程是否已開啟，再查設計師當時是新增檔案，還是只編輯了原檔。若有紀錄，停在 Chat 那一步，就檢查流程帳戶能否進入指定空間；若畫面提示待核准，則去看核准請求。Google 的流程錯誤排查。

另一種常見情況是用量達限。每日執行額度合計同一帳戶的所有流程，採 24 小時計算；額度用完後，其他已啟用的流程也會受影響。若每天有上百封信，卻只關心三家客戶，在來信啟動條件填入指定寄件者，就能少跑很多次。Google 的流程用量限制。

若出錯前已經有步驟寫入追蹤表，重跑前先看該筆是否已存在，以免業務接到兩筆相同任務。

回到活動報名的例子，第一個值得自動化的動作，其實只是把一筆詢價交到對的人手上。拿一筆需要報價和一筆一般報名試跑，看業務是否只收到前者，再決定要不要接上 AI 草稿。這樣做完，客戶送出的資料會到業務手上，折扣也保留給能承諾價格的人決定。